في كل مجال تزداد المنافسة قوة ويصبح السوق أقل تسامحًا مع الأخطاء، هذا هو السبب في تبني أغلب الشركات التجارية من حول العالم لإدارة عمليات الأعمال أو ما يُعرف ب(BPM).
 |
| إدارة عمليات الأعمال (BPM): دليل "شهبندر التجار" الشامل |
عالم الأعمال يتغير بسرعة ولا يوجد أي وقت للتردد
من المتوقع أن ينمو سوق BPM إلى ما يقرب من 16 مليار دولار أمريكي بحلول عام 2023، بمعدل نمو سنوي مركب بنسبة 14٪ بين عامي 2017 و 2023، يوضح هذا أن الشركات على المستوى العالمي قد أدركت الحاجة إلى التحسين والتطوير والتغيير.
هل يمكن لإدارة العمليات التجارية (BPM) أن تساعد مؤسستك في تحقيق أهدافها؟ حان الوقت لإلقاء نظرة أعمق، هذا الدليل الشامل من "شهبندر التجار" سيوضح لك كل ما ترغب في معرفته عن BPM من حيث التعريف والفوائد وكيفية اختيار البرنامج الأمثل لإدارة عمليات الأعمال التجارية، فتابع معنا..
ما الذي يعنيه اختصار BPM؟
BPM عبارة عن اختصار لمصطلح (Business process management)، ويعني إدارة إجراءات العمل أو إدارة عمليات الأعمال أو إدارة أساليب العمل، وهو عبارة عن النظام الذي يستخدم فيه الأشخاص طرقًا مختلفة لاكتشاف العمليات التجارية وتصميمها وتحليلها وقياسها وتحسينها ومعالجتها، يُمكن القول بأن أي أسلوب يتم تطبيقه والعمل به لإدارة العمليات التجارية داخل الشركات هو (BPM).
تعريف BPM
BPM هو نظام إدارة يهدف إلى تحسين الأداء العام للشركة؛ من خلال تحسين العمليات التجارية الهامة والإدارة المناسبة، والحفاظ على تلك التغييرات التي تم إجراؤها.
لماذا يتم استخدام BPM؟
يتم استخدام BPM على أساس مستمر لتحسين عمليات الأعمال:
- إنه يهدف إلى تحسين النظام والرؤية والكفاءة في سير العمل الجماعي الذي يُشكل أي عملية تجارية معينة.
- يهدف BPM إلى تقليل أي فوضى داخل منظومة العمل الجماعي والقضاء على إدارة سير العمل الفردي.
- الهدف من المنظمات المشاركة في BPM هو السيطرة على عملياتها التي لا تعد ولا تحصى والسعي باستمرار لتحسينها؛ لإنشاء منظمة أكثر كفاءة قادرة بشكل أفضل على تقديم منتجاتها أو خدماتها النهائية.
- BPM يهدف إلى دعم القادة التنظيميين الذين لا يسعون إلى تحقيق الكفاءات التشغيلية فقط، إنما يسعون أيضًا لتحقيق أهداف شاملة للمؤسسة ككل.
ما هي فوائد بدء BPM في إدارة عمليات الأعمال؟
1. يمكن أن تساعد إدارة عمليات الأعمال الشركات على تقليل التكاليف
في استطلاع أجرته شركة RedHat عام 2018، أقر أكثر من 50 بالمائة من المشاركين بأن توفير المال هو السبب الرئيسي لاعتماد BPM، تحتاج الشركات إلى التركيز على خفض التكاليف من أجل الحفاظ على وظيفتها وثباتها.
من المهم أن تتذكر أن إدارة عمليات الأعمال تبدأ بالفهم في كثير من الحالات، يعني ذلك تحديد كل عملية تجارية، ثم يمكنك وضع هذه الخطوات الأساسية موضع التنفيذ والبدء في رؤية كيفية عملها على أرض الواقع.
بعد ذلك يتم تعيين هذه العمليات بالتفصيل، توفر خرائط العملية هذه رؤى رائعة مثل المدة والموارد المطلوبة والتكرار والتكاليف المتضمنة، يجب تنسيق هذه الخطوات غالبًا بين فرق متعددة، حيث إن أهم عمليات المؤسسة غالبًا ما تمس مجال عمل واحد أو أكثر.
بمجرد اكتمال عملية التعيين هذه، سيكون من الأسهل بكثير تحديد الأماكن التي يمكن خفض التكاليف فيها، يمكن تحقيق ذلك من خلال القضاء على التكرار، وتحديد قضايا مراقبة الجودة، وتسليط الضوء على المواد الزائدة وتكاليف العمالة، بطبيعة الحال يعد خفض التكلفة أحد مزايا هذه العملية.
يُمكن أن تساعد إدارة العمليات التجارية أيضًا المؤسسات في العثور على العمليات التي لا تستحق الوقت والاستثمار، يُمكن في بعض الأحيان القضاء على هذه العمليات، في حالات أخرى يُمكن الاستعانة بمصادر خارجية، على سبيل المثال: قد تقرر شركة متعددة الجنسيات أنه من الأفضل الاستعانة بمصادر خارجية لمهام التوطين.
2. يمكن أن تساعد إدارة عمليات الأعمال الشركات في التعرف على طلبات العملاء الجديدة والاستجابة لها
يجب أن تكون الأعمال الناجحة مستجيبة، لابد أن يكونوا قادرين على التعرف على متطلبات العملاء المتغيرة وتفضيلاتهم والرد بسرعة، هذا مجال آخر يمكن أن تساعد فيه إستراتيجية BPM الناجحة حقًا، يجبر صناع القرار على الاهتمام.
من أحدث التحولات في الطريقة التي ننظر بها إلى إدارة العمليات أن العمليات نفسها أصبحت أكثر تركيزًا على العملاء وأقل تركيزًا حول الإنتاجية، بدلًُا من السؤال عن كيفية تحسين العمليات من أجل إخراج المنتج بسرعة وكفاءة أكبر، يريد أصحاب المصلحة الآن تحسين العمليات لتلبية احتياجات العميل بشكل أفضل.
هذا له تأثير مباشر على مقاييس معينة، مثل: رضا العملاء والاحتفاظ بهم، علاوة على ذلك غالبًا ما يؤدي تعديل العمليات التجارية بحيث تلبي احتياجات العملاء إلى تحسينات مهمة أخرى تؤدي إلى إنتاجية وكفاءة أفضل.
يُمكن استخدام برامج إدارة العمليات التجارية مثل Process Street كأداة لنمذجة أفكار عملية جديدة تتمحور حول العميل، يُمكن بعد ذلك تنفيذها في المواقف، سيسمح حل إدارة عمليات الأعمال الجيد للشركات باختبار التغييرات قبل تنفيذها في مواقف الإنتاج.
من خلال التركيز على احتياجات العملاء، يُمكن لمديري الأعمال تحديد الاتجاهات المتغيرة في احتياجات العملاء وتفضيلاتهم، فيما يلي بعض الفوائد الأخرى لتغيير العمليات بحيث تتمحور حول العميل:
- غالبًا ما يؤدي تلبية احتياجات العملاء بشكل غير مباشر إلى تحسين الإنتاجية.
- تصبح العمليات أكثر مرونة للمساعدة في تلبية الاحتياجات المتغيرة.
- يشجع النهج القائم على الحل.
- يمكن إعادة تصميم العمليات بهدف جديد أو إضافي يتمثل في تحسين تجارب العملاء.
- يتم تشجيع الابتكار.
- يتيح لك برنامج BPM إجراء تغييرات بسرعة باستخدام ضوابط الجودة المضمنة.
3. تجد الشركات بشكل متزايد أن نماذج أعمالها القديمة لم تعد فعالة
إذا كانت شركتك تعمل وفقًا لنموذج عمل قديم، لم يفت الأوان على إجراء تغييرات، لكن يجب عليك البدء اليوم أفضل من الغد، ليس معقول أن يتم تجاهل التغييرات التي تتم في العالم وتجلس دون حراك.
تساهم التكنولوجيا والأفراد وعادات العملاء والظروف الاجتماعية والاقتصادية المتغيرة في مشهد سريع التغير، إذا فشلت في إجراء التغييرات الصحيحة في الوقت المناسب، فمن المضمون تقريبًا أن منافسيك سوف يتفوقون عليك في كل منعطف.
تساعدك إدارة عمليات الأعمال على فهم عملياتك الحالية وإنشاء عمليات جديدة، في الواقع يوضح تقرير من شركة Gartner بالتفصيل كيف يمكن أن تساعد BPM في ضمان حدوث تحول الأعمال بنجاح، أحد التفاصيل الواردة في التقرير هو أن الشركات التي تجري تغييرات يجب أن تحدد نتائج الأعمال الجديدة.
فيما يلي بعض النقاط المهمة الأخرى:
- سيساعد حل BPM الفعال أصحاب الأعمال على تحديد العمليات التي يحتاجون إلى تضمينها من أجل الحصول على النتائج التي يحتاجون إليها.
- من المهم تحديد مكان العمل من حيث إدارة عمليات الأعمال ليس فقط بشكل عام، ولكن لكل مشروع قادم، يعتمد ما إذا كان المشروع ناجحًا أم لا على ما إذا كان حل BPM الفعال موجودًا بالفعل أم لا.
- يجب تحديد نقاط الضعف بحيث يمكن إجراء التغييرات لضمان أن المنظمة لديها القدرات التي تحتاجها للمضي قدمًا.
4. يمكن أن تؤدي إدارة عمليات الأعمال إلى زيادة الإنتاجية
مع تزايد المنافسة وظروف البقاء الأكثر تطلبًا، يجب على الشركات العمل في أفضل حالاتها.
يمكن أن تساعد BPM في زيادة الإنتاجية وتمكين الشركات من منح العملاء المزيد، أحد الأمثلة على ذلك هو شركة Adidas التي مرت بعملية إصلاح شاملة، أدى ذلك إلى تحقيق العديد من الأهداف التنظيمية، أحدها تحسين الإنتاجية، على وجه التحديد كانوا قادرين على تقليل الفارق الزمني بين تقديم الطلب، ورؤية الطلبات في النظام، أدى ذلك إلى تنفيذ الطلبات بشكل أسرع وأكثر كفاءة.
كان كل هذا بفضل نوع التحليل الموضوعي الذي تحققه الإدارة الجيدة لعمليات الأعمال، بدون إدارة عمليات الأعمال من المحتمل ألا تدرك الشركة عدم الكفاءة.
5. تتمتع الشركات التي تستخدم إدارة العمليات التجارية بفرصة أفضل للبقاء في المنافسة
إذا لم تستطع الشركة مواكبة منافسيها فسوف يتم تجاهلها بسرعة، ويمكن أن يؤدي ذلك إلى السقوط.
عندما تكون عملياتك متكررة وغير فعالة، فإنها تصبح مليئة بالنفايات، مما يعني أنه ليس لديك الوقت للتركيز على البحث والتطوير، أو الخطوات الأخرى التي تجعل شركتك أكثر قدرة على درء المنافسة؛ هذا لأنه بدون تبسيط عمليات عملك، سيكون تركيزك دائمًا عمليًا، وهذا يحد من الابتكار ويسمح بتراكم النفايات، مما يزيد من إبطائك.
عندما تكون العمليات التجارية موثوقة وفعالة، سيكون لشركتك المزيد من الموارد لتكريسها للنمو والتنمية.
6. تسهل إدارة عمليات الأعمال الاحتفاظ بالعملاء
من الصعب الحصول على عملاء جدد! لكن الاحتفاظ بالعملاء أكثر صعوبة.
ومع ذلك فإن الاحتفاظ بالعملاء له عائد استثمار أكبر بكثير من الحصول على عملاء جدد، إن القيام بذلك يكون أقل تكلفة، ويقدم العملاء الحاليون ربحًا أكبر بمرور الوقت.
عندما تقوم بتحسين بعض المقاييس، مثل: الإنتاجية والابتكار، فمن المرجح أن يكون عملاؤك راضين عن عملك، هذا يؤدي إلى تحسين الاحتفاظ بهم، إذا كان بإمكانك مواءمة استخدامك لـ BPM لإنشاء تجارب عملاء أفضل فستجني ثمار ذلك.
هذا مهم لأن 67٪ من العملاء يصرحون بأن التجربة السيئة هي السبب الرئيسي للتخلي عن منتج أو خدمة.
يمكنك البناء على ذلك بشكل أكبر من خلال ربط دعم العملاء والنجاح وأحكام الخدمة ببقية أنشطة شركتك عبر نهج BPM متكامل.
7. يمكنك توحيد عملياتك باستخدام BPM
من المهم أن يكون لدى الشركة خطة إستراتيجية واضحة لكيفية إنجاز الأمور،
BPM يُساعدك في توحيد العمليات داخل شركتك، عندما لا تكون العمليات موحدة، تصبح مراقبة الجودة صعبة من بين أمور أخرى.
فيما يلي بعض الفوائد الأخرى التي يمكنك تحقيقها باستخدام إدارة العمليات لتوحيد الطريقة التي تتم بها الأمور عبر مؤسستك:
بمجرد توحيد العمليات يصبح من الأسهل تحسينها في المستقبل، يتم توثيق العمليات في عملية التقييس، يمكنك أيضًا توحيد العمليات، ثم اتخاذ مبادرات تحسين إجراءات العمل (BPI) على مراحل.
تؤدي العمليات الموحدة إلى إنتاجية أفضل وزيادة الإنتاج، عندما تقوم بالتوحيد القياسي فإنك تحدد أفضل المنهجيات لاستخدامها، ثم ضع ذلك في مكانه، يمكن بعد ذلك نشرها عبر المنظمة.
يعد الإعداد أسهل بكثير مع التوحيد، يمكن تعليم جميع الموظفين الجدد نفس الشيء، تخيل نقل الموظفين والحركات الجانبية الأخرى أيضًا عندما يتم توحيد العمليات التشغيلية، تقل الحاجة إلى إعادة تدريب الموظفين على الأساليب الجديدة.
عندما يكون لديك عمليات موحدة، يمكنك البدء في جدولة هذه العمليات للتشغيل في الأوقات التي تعلم أنها ستكون مطلوبة، يساعدك توحيد العمليات على فهم واستباق إجراءات عملك الخاص.
8. تؤدي إدارة عمليات الأعمال إلى التعاون بين الأقسام
يجب أن يكون كل فرد في الشركة على نفس النهج، وأن يتم العمل بشكل جماعي لتحقيق مجموعة مشتركة من الأهداف.
BPM يُساعد في تحسين التعاون بين الأقسام والذي يجلب فوائد هائلة للشركة، بدون إدارة عمليات الأعمال قد تكون مجالات العمل المختلفة غير مدركة تمامًا لكيفية ارتباط عملياتها ببعضها البعض أو تتعارض معها.
هذا يحدث بطريقتين:
- أولًا خلال مرحلة رسم الخرائط والتوحيد القياسي، يجب أن تتواصل فرق ومجالات العمل المختلفة مع بعضها البعض، يجب عليهم تحديد العمليات التي يتم مشاركتها، وتحديد مكان وجود التكرار، ومعرفة أين يمكن أن تكون المعلومات والخبرات المشتركة مفيدة.
- بعد ذلك يتم تعزيز هذا التعاون للمضي قدمًا حيث يستمر تنفيذ الاستراتيجيات التي تم إنشاؤها من خلال إدارة عمليات الأعمال.
9. تعمل إدارة عمليات الأعمال على تحسين السلامة والأمن والامتثال
في كثير من الأحيان تنشأ مشكلات تتعلق بالسلامة والأمن والامتثال بسبب الافتقار إلى الشفافية.
مهمة مهمة يتحكم فيها مجال عمل واحد، على سبيل المثال: لا تحصل على الرقابة التي ينبغي لها، في وقت لاحق تم الكشف عن أن العمليات المطبقة لإكمال تلك المهمة تنتهك معايير الامتثال، أو ربما تكون غير آمنة، نتيجة لذلك قد تجد الشركة نفسها خارجة من القوانين أو المعايير التي وضعتها مختلف المنظمات الحكومية أو هيئات الترخيص.
باستخدام خطة BPM شاملة، لم تعد هذه العمليات في الظلام.
بدلًا من ذلك يتم توعية أصحاب المصلحة بقضايا الامتثال، ويكونون أكثر قدرة على البقاء على اطلاع دائم بأي تغييرات، ويمكنهم ضمان تلبية جميع العمليات لمعايير السلامة والامتثال والأمان الداخلية والخارجية.
يمكن أن يساعد هذا في تقليل مخاوف المسؤولية والسلامة بشكل كبير.
كيفية اختيار برنامج BPM مناسب لإدارة عمليات أعمالك التجارية؟
لتحديد أنسب برنامج BPM لإدارة عمليات أعمالك التجارية، فهناك 3 عوامل رئيسية يجب مراعاتها قبل اتخاذ قرار نهائي بشأن برنامج BPM الذي ستستخدمه.
1. الأشخاص
هل الأشخاص الذين سيقومون بإنشاء العمليات الآلية محللي BPM، أم أنهم مستخدمون تجاريون مشتركون؟ يتم إنشاء بعض أنظمة BPM للمبرمجين أو أولئك الذين يعرفون لغة النمذجة مثل BPMN 2.0 أو DMN 1.1، بينما هناك بعض آخر ، مثل: مصمم للاستخدام من قِبل أي شخص في المؤسسة.
ضع في اعتبارك أيضًا الآخرين الذين سيستخدمون النظام إذا بدأت في إرسال طلبات الموافقة إلى مسؤول التسويق، فهل سيتمكن من فهم الواجهة؟ هل يحتاج إلى خيار الهاتف الجوال؟ ستساعدك الإجابات على هذه الأسئلة في تحديد نوع نظام BPM الذي تحتاجه.
2. المعالجة
بعد ذلك قم بتحليل المشكلة (أو المشكلات) التي تتطلع إلى حلها، هل هي سرعة المعالجة، أم تقليل الأخطاء، أم زيادة الشفافية، أم المزيد من المهام الآلية؟، هل هناك أي متطلبات ملكية خاصة بعملك لا يمكن تجاهلها ببساطة كالجوانب الإلزامية للامتثال؟ اعتمادًا على إجابتك، يمكنك اختيار شيء يعمل مع معظم الشركات في معظم الأوقات؛ وإلا فستحتاج إلى حل إدارة عمليات أعمال أكثر تخصيصًا تم تصميمه حسب الطلب.
يمكنك أيضًا التفكير في النتيجة النهائية لعمليتك، إذا كنت تحتاج دائمًا إلى إنشاء مستند مدمج في النهاية، فإن برنامج BPM المرتكز على المستندات سيكون فكرة جيدة، أما إذا كنت تنسق بين الأشخاص فإن نظام BPM المرتكز على الإنسان هو الأفضل.
3. التكلفة
أخيرًا يجب أن يتناسب برنامج BPM الذي تختاره مع ميزانيتك، هناك بعض برامج إدارة عمليات الأعمال المعقدة بشكل غير ضروري، بينما هناك برامج أخرى سعرها مرتفع للغاية بما لا يتناسب مع إمكانياتها بالإضافة إلى تكلفة النظام الأساسي، عليك التفكير فيما إذا كانت هناك أي تكاليف إضافية للتنفيذ أو الدعم أو الاستشارات، قم بأداء واجبك للحصول على موافقة المدير المالي لبرنامج BPM الذي تريده والتوصل إلى فهم واضح.
مراجعة قائمة أفضل برامج BPM لإدارة عمليات الأعمال
هل قمت بتحديد قائمة بأفضل برامج إدارة عمليات الأعمال (BPM)؟، الأن قم بمراجعتها مرة أخرى.
عندما تفكر في الميزات المهمة التي لا يمكنك الاستغناء عنها في برنامج BPM، تحقق من الميزات الأكثر أهمية بالنسبة لك، اطلع على مراجعات تقارن بين أفضل بائعي برامج BPM، وفكر في مقدار التدريب اللازم لتعليم الأفراد -المعنيين بالمؤسسة- على استخدام البرنامج والتعامل معه بشكل صحيح.
يعد القرار بشأن برنامج إدارة عمليات الأعمال الذي يجب اعتماده نقطة تحول حاسمة في قوس نمو المؤسسة ولا يمكن الاستخفاف به، لذا يجب أن يكون القرار نابع عن تفكير ودراسة.
المراجع:
🔍 كلمات مفتاحية:
🔑 BPM
🔑 إدارة عمليات الأعمال BPM
🔑 Business Process Management شرح
🔑 إجراءات العمل BPM
🔑 إدارة إجراءات العمل BPM
🔑 Business process Management
🔑 دورة إجراءات العمل
🔑 دورة إدارة عمليات الأعمال
🔑 مقدمة في إدارة العمليات
🔑 دورة في إدارة العمليات
🔑 إدارة إجراءات العمل
🔑 برنامج BPM
🔑 دورة Business Process Management
تعليقات
إرسال تعليق